Битрикс24 — это идеальная информационная среда для организации бизнес-процессов любой сложности

Битрикс24 — это идеальная информационная среда для организации бизнесс-процессов любой сложности

Если в вашей организации ведется несколько проектов, не говоря уже о существовании нескольких независимых направлений деятельности, то вам просто необходимо каким-то образом систематизировать их работу. Постановка задач, делегирование полномочий и распределение отвественности, а потом контроль и отчетность. Как руководителю все успеть и не захлебнуться в информационном шквале? Ответ прост: определитесь с выбором вашей CRM, или системой управления взаимоотношениями с клиентами. Для нашей Академии такой палочкой-выручалочкой стал Битрикс24. О том, почему именно он, как было до него и стало после, мы и поговорим с нашим директором — Марией Сухоруковой.

Как вы познакомились с Битрикс24?

Мое знакомство с Битриксом состоялось в 2011 году и было поверхностным. Я стала более плотно заниматься управлением проектами и подыскивала различные системы по управлению контентом, которые позволили бы мне вести задачи и управлять командой. Битрикс24 как раз был одним из подобных продуктов. Однако какой-то глобальной потребности вести задачи в едином ключе у меня не было: хватало стандартных мессенджеров и устного общения на планерках.

В 2012 году я возглавила проект по коммерческой недвижимости и стала применять весь функционал Битрикс24, который  уже использовался в компании для постановки задач, но руководство проектом в полном смысле в этой компании не велось. В связи с этим основной задачей стала структуризация всех имеющихся направлений работы.  

Эта система оказалась гибкой и простой: достаточно было зайти в систему, и тут же становилось ясно, на каком этапе исполнения находятся те или иные задачи, как можно перераспределить нагрузки или ответственность, при необходимости привлечь к исполнению других сотрудников. Однако в силу объективных причин именно как CRM Битрикс стал использоваться в компании только к 2013 году.

Именно в это время ко мне поступила просьба от исполнительного директора Кадрового Агентства Алексея Сухорукова помочь в организации довольно сложных и многомерных бизнес-процессов внутри компании. Тогда-то я и познакомилась с таким функционалом Битрикс24, как ведение бизнес-процессов и составление шаблонов, которые позволяют существенно облегчить жизнь менеджеру проекта: они позволяют автоматически расставлять задачи в соответствии со встроенными процессами. Система была построена и развернута за месяц, в течение которого я погрузилась в Битрикс с головой. Получившаяся в результате система работает, выполняет возложенные на нее функции. Единственное, о чем я жалею: на самостоятельное изучение этого продукта и разбор его тонкостей было потрачено очень много времени. И если был бы оптимальный курс, который бы не просто рассказывал, как построить бизнес-процесс в Битриксе вообще, а показывал бы, как создать его именно в конкретной компании, с учетом всех потребностей, то я потратила бы на разработку и работу раз в пять меньше времени и сил.

Чем вы занимаетесь сегодня и как используете Битрикс24 в своей работе?

Сегодня я являюсь директором в IT-Академии Алексея Сухорукова, к системе Битрикс24 мы практически полностью перешли. Сам переход обоснован серьезным ростом штата: стало ясно, что необходимо системное ведение задач для каждого направления деятельности компании. Это упростит жизнь не только мне как директору, но и моему помощнику, Евгении Лысенко, которая ведет наш проект по различным направлениям в Битрикс24.

Кроме того, в нашей большой команде работают специалисты самого разного профиля: мы занимаемся образовательной деятельностью, и курсов у нас немало. Унифицировать какие-то задачи не получается, да и не получится. Поэтому для каждого направления в системе разработан отдельный проект, который позволяет работать по данному направлению в полном объеме: как отдельно именно по данному проекту, так и видеть его место в системе компании в целом.

До внедрения Битрикса мы пользовались простым Экселем для отчетности, гугл-доками для каких-то командных вещей. Однако по мере роста штата, появления новых направлений стало ясно, что эта система просто не справляется: объем документов стал превышать все разумные пределы. Да и постановка задач сотрудникам стала весьма затруднительной. Информационное пространство вокруг компании постепенно превращалось в хаос. Чтобы упорядочить и систематизировать его, мы и приняли решение внедрить систему CRМ.

Почему именно Битрикс?

Во-первых, как вы уже поняли из моего рассказа, я являюсь опытным пользователем этой системы. Битрикс решал мои задачи еще до того, как я пришла в IT-Академию. Во-вторых, в Академии уже был опыт использования других CRМ: Мегаплан и TeamLab. Обе системы оказались неподходящими, поскольку их гибкость и функционал оказались недостаточными для работы. В частности, отказ от них был связан с недостаточным удобством ведения клиентской базы: сложности в настройке тегов и различных статусов, источников (нам важно, откуда пришел тот или иной клиент) было явно не достаточно.

Наконец, мне импонирует динамичное развитие этой системы: недостатки, которые были в ней, например, в 2012-2013 годах исправлены. Система стремится к идеалу, это очень приятно с точки зрения пользователя.

Насколько сложно было внедрить Битрикс в компании?

Относительно сложности могу сказать, что она одна. Это необходимость внедрения сотрудникам привычки пользоваться системой. Но на самом деле этот вопрос решается регулярным контролем с помощью такого инструмента Битрикса, как отчет по выполненным задачам.

Есть ли какие-то нарекания или проблемы, оставшиеся нерешенными?

Как таковых глобальных проблем нет. Продукт внедрен на 70%, оставшиеся 30% бизнес-процессов активно дописываются и внедряются в систему. Так что скоро вся проектная работа Академии будут проходить в Битриксе. Это вопрос ближайшего времени.

Что бы вы могли порекомендовать, посоветовать тем, кто решит использовать данный продукт?

Мое освоение этой системы поначалу сильно затянулось. Мне было необходимо руководство по отработке бизнесс-процессов именно моей компании. Период «заточки» общих шаблонов и инструментов из-за нехватки знаний, навыков и отсутствия грамотного наставника оказался очень долгим. Мне все приходилось узнавать на практике, не хватало мнения специалиста, четких указаний, много приходилось осваивать самостоятельно. Времени тратилось очень много, а у любого руководителя время — это деньги. По сути, это убыток для компании. Поэтому я настоятельно рекомендую всем руководителям, которые хотят внедрить CRМ у себя на предприятии, идти на курсы: это дешевле, быстрее и в конечном итоге эффективнее.

Относительно Битрикса хочу сказать, что в Академии Сухорукова с 19 августа стартует специализированный курс по организации информационного пространства с помощью Битрикс24. Читать его будет Андрей Мацко, уникальный преподаватель: опытный руководитель проектов с 20-летним стажем, технологический директор. Стоимость обучения составляет 11 000 рублей, объем курса — 20 часов. Все занятия проходят в нерабочее время, что очень удобно: в рабочее вы как раз можете применить полученную теорию на практике. Так что приглашаем всех, кто хочет эффективно управлять своим временем и ресурсами.

Подписка

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.